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話すことに意味があるのか

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会社で延々と行われている会議。

 

会議のせいで自分の仕事にかけることができる時間が減ってしまったり、帰れる時間が遅くなってしまうなど弊害が非常に大きい。

 

そんなことを防ぐためにはどのようにすればいいのだろうか?

 

それは無駄な会議を減らすことである。

 

無駄な会議を減らすための考え方

無駄な会議を減らすためには、どうすればいいのだろうか?

 

それは、無駄な発言を減らすことである。

 

喋るスピードと読むスピード、どちらが速いだろうか?

 

聴きやすい、喋るスピードは1分間に約300文字、平均的な日本人が黙読できる文字数は1分間に約600文字ほどであると言われている。

 

そのため、会議の資料を延々と音読するよりも、個人が黙読して理解した方がはるかにスピーディーにできる。

 

そのため、延々と会議の資料を読み上げるということはやめて、あらかじめ会議の資料に目を通しておくなどして、時間の節約を図るのは非常に効率的な方法であると言えるだろう。

 

シンプルな意思決定

会議に呼ぶ人数はあまり多くない方がいい。

 

先頭多くして船山に登るということわざがあるが、あまりにも会議の出席者が多いと、議論が混乱してしまう。

 

そのような混乱を避けるために、できるだけ会議はコンパクトな人数に収めるべきであろう。

 

それぞれ言っていることがどれも、正論で理にかなったものであったとしても、人数が多いと彼らの意見をまとめることが非常に難しくなってしまい、出された結論も中途半端で効果が薄いものとなってしまいがちだ。

 

そのようなことを避けるためにもあまり大人数で会議はやらない方がいい。

 

急な会議は避ける

急な会議は極力やらない方がいい。

 

そして、やるにしてもあまり多くの人数でやらない方がいい。

 

緊急事態が起きた時、現場は非常に混乱しており、担当者がいる現場でも非常に大きな混乱が起きているのである。

 

そんな時に、担当者を現場から引き剥がして無理やり会議に呼んでしまうと、現場のさらなる混乱を招いてしまう。

 

それよりかは、このような緊急事態が起こった時のために、会議をしなくていいように対策を作っておこう。

 

身のある会議をするために

それでも、無駄な会議や無駄な発言が出てしまうときはどうすればいいだろうか?

 

それは会議のやり方を変えることが重要である。

 

まず、普段の報告会議では、事前にメールなどで成果を伝えて起き、特筆すべきことだけ会議で発言させればいい。

 

また、議論するときは、会議の出席メンバーに正しい議論法についての研修を受けさせることが効果的だ。

 

できるだけ短時間でより良い会議ができることは非常に重要である。